Aveţi de organizat un eveniment de afaceri şi nu v-aţi hotărât, încă, ce să alegeţi dintre ofertele de catering pe care le-aţi primit? Teoretic, răspunsul este foarte simplu: pe cea mai potrivită nevoilor dumneavoastră! Practic, am alcătuit o listă cu cele mai eficiente întrebări de pus furnizorului de mâncare care care intenţionaţi să colaboraţi.
Este foarte posibil ca niciunul dintre cei chestionaţi să nu aibă toate răspunsurile „câştigătoare” pe care le aşteptaţi dumneavoastră, însă este foarte important ca furnizorul pe care-l alegeţi să fie proactiv, mereu orientat către găsirea de soluţii, să aibă capacitate de adaptare şi să dea dovadă de flexibilitate în negocierea cu dumneavoastră.
Iată care sunt întrebările pe care vă recomandăm să le puneţi potenţialilor colaboratori pe partea de furnizare de mâncare la evenimentele companiei dumneavoastră:
- Ce este inclus în costul per persoană? Pentru că unii furnizori vă pot ademeni cu un cost scăzut, dar care, de fapt, include doar mâncare, şi abia ulterior, la încheierea negocierilor, să aflaţi că, la acest cost se adaugă şi cel cu vesela, cu accesoriile de masă (tacâmuri, şerveţele, scobitori, oliviere etc.), cu servirea etc.
- Aveţi variante de meniu consistente şi pentru cei cu restricţii alimentare? Numărul persoanelor care au nevoie de mâncare preferenţială este în continuă creştere, prin urmare este foarte probabil ca şi unii dintre invitaţii dumneavoastră să se încadreze în această categorie care cuprinde: vegetarienii, veganii, raw-veganii, persoanele cu intoleranţă la gluten sau lactoză.
- Oferiţi meniuri tematice? Tipurile de petreceri de firmă au cunoscut o diversificare foarte mare în ultimul timp, tocmai pentru a sărbători diverse evenimente din calendar sau din istoria companiei, dar şi pentru a devenit tot mai atractive pentru invitaţi.
- Pot obţine câteva mărturisiri de la clienţi cu care aţi mai lucrat? În general, acest aspect ar trebui să fie acoperit de secţiunea dedicată testimonialelor de pe website-ul unui furnizor de catering – dar chiar şi-aşa, acele informaţii ar trebui verificate la sursă. Presupunând, însă, că nu există o astfel de secţiune sau un website al furnizorului respectiv la data la care vă ocupaţi de organizarea evenimentului, îi puteţi cere acestuia date de contact ale clienţilor cărora le-a asigurat servicii de catering în trecut.
- Vă ocupaţi şi de logistică? Adică, pe lângă mâncare, vă poate aduce şi mese, scaune, feţe de masă, toate piesele de mobilier şi accesorii necesare pentru amenajarea spaţiului de eveniment într-un mod unitar? De asemenea, vă poate oferi şi personal pentru servire şi debarasare? Este un mare avantaj în organizarea unui eveniment să luaţi mâncarea şi logistica de la acelaşi furnizor!
- Aţi mai organizat acest tip de eveniment? Poate furnizorul a cărui ofertă de meniu vă place s-a ocupat numai de evenimente de tip cocteil până acum, dar nu are forţa să susţină o conferinţă de trei zile. Sau, poate, a furnizat mâncare doar pentru evenimente de mare anvergură şi i se va părea dificil să se adapteze la necesităţile unei întâlniri de câteva ore.
- Cum vă descurcaţi cu modificările de ultim moment? Oricât de atent aţi fi fost la detalii în procesul de organizare a evenimentului, de multe ori pot apărea elemente noi şi, de obicei, asta se întâmplă pe ultima sută de metri a pregătirilor. Fie că aflaţi despre invitaţi cu restricţii alimentare, fie că vi se modifică radical numărul invitaţilor, fie că au apărut probleme în locaţie şi trebuie s-o schimbaţi – ca să luăm doar câteva exemple – este foarte important să nu fiţi copleşiţi de stres la gândul lipsei de flexibilitate a furnizorului de catering, astfel încât să puteţi găsi împreună, cu mintea limpede, cele mai bune soluţii pentru noul aranjament.
- Puteţi servi mâncarea în mai multe tipuri de prezentare şi de plating? Uneori, aveţi nevoie de catering doar pentru o şedinţă la birou, caz în care farfuriile şi tacâmurile de unică folosinţă sunt cele mai indicate. Dar există şi evenimente – fie ele şi restrânse, organizate tot în sediul companiei – la care nivelul de prestanţă este altul, astfel încât este nevoie de o servire mai rafinată. Pentru a nu vă complica viaţa, ar trebui să găsiţi acel furnizor de catering care să vă poată oferi toate aceste opţiuni de prezentare a mâncării.
- Care este imaginea personalului cu care lucraţi? Cum sunt aceştia îmbrăcaţi, echipaţi şi instruiţi pentru servirea la evenimente? Felul în care ei se prezintă şi în care interacţionează cu invitaţii face întotdeauna impresie asupra acestora, dat fiind că personalul este ambasadorul mâncării pe care o serveşte, dar şi al colaborii dintre dumneavoastră şi furnizorul de catering.
- Pot face o vizită în bucătăria unde se prepară mâncarea? Este foarte important ca dumneavoastră înşivă să aveţi încredere în calitatea preparatelor care vă vor fi furnizate la eveniment şi din care veţi şi consuma. Iar dacă asta implică o vizită a locului unde meniul este construit, nu vă sfiiţi s-o cereţi. Mai ales atunci când furnizorul de catering nu are o istorie îndelungată în spate – prin urmare, nici multe testimoniale care să-l susţină – însă vreţi să-i daţi o şansă pentru că v-au plăcut propunerile sale şi modul în care aţi negociat.
În funcţie de nevoile evenimentului dumneavoastră, nu vă sfiiţi să puneţi oricâte întrebări simţiţi că e necesar potenţialilor colaboratori, mai ales pe partea de catering. Este mai indicat să vă loviţi de câteva orgolii lezate înainte de eveniment decât să aveţi de-a face cu probleme ale invitaţilor după. Inclusiv probleme de sănătate.
